Sebagaimana yang telah disebutkan dan diskusikan sebelumnya, data dan informasi merupakan asset yang penting dalam organisasi. Knowledge (pengetahuan) juga merupakan aset vital. Para manajer yang sukses selalu menggunakan aset intelektual dan mengakui nilai aset-aset tersebut. Tetapi usaha-usaha tersebut tidak sistematis, dan mereka tidak memastikan bahwa knowledge (pengetahuan) dibagi dan disebarkan dengan tujuan keuntungan perusahaan secara menyeluruh. Lebih lagi, sistem analis industri memperkirakan bahwa sebagian besar aset perusahaan tidak di disimpan dalan relational database. Jadi bukannya disebarkan melalui email, dokumen Ms Word, Spreedsheet, dan presentasi dalam komputer individu. Rencana ini, membuat kesulitan bagi perusahaan untuk mengakses dan mengintegrasikan pengetahuan (knowledge) ini. Hasilnya sering kali adalah pembuatan keputusan yang kurang efektiv.
Knowledge Management (KM) adalah sebuah proses yang membantu organisasi memanipulasi pengetahuan penting yang merupakan bagian dari memori perusahaan, biasanya dalam bentuk format yang tidak terstruktur. Untuk organisasi yang sukses, pengetahuan, sebagai modal penting, harus ada dalam format yang dapat ditukar antar orang. Dan sebagai tambahan, pengetahuan juga harus dapat tumbuh.
Knowledge Dalam konteks teknologi informasi, knowledge atau pengetahuan sangat berbeda dari data dan informasi. Data adalah sekumpulan fakta yang di record. Informasi adalah data yang diproses sehingga memiliki arti, sedangkan knowledge (pengetahuan) adalah informasi yang kontekstual, relevant, dan dapat dilakukan. Secara sederhana, knowledge adalah informasi yang dilakukan.
Explicit dan Tacit Knowledge
Explicit Knowledge adalah pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai
bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain
Tacit Knowledge merupakan
pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb.
Knowledge Management System
Tujuan dari knowledge management adalah untuk membantu sebuah organisasi membuat penggunaan yang paling efektif dari kepemilikan knowledge tersebut. Menurut sejarah, sistem informasi manajemen fokus kepada pengambilan, penyimpanan, pengaturan, dan pelaporan explicit knowledge. Organisasi sekarang mengakui kebutuhan untuk mengintegrasikan explicit dan tacit knowledge dalam sistem informasi formal. Knowledge Management System (KMS) lebih mengarah kepada penggunaan teknologi informasi modern – internet, intranet, extranet, LotusNotes, data warehouse – untuk mensistemasi, mempertinggi, mempercepat knowledge management didalam dan antar perusahaan. KMS dimaksudkan untuk membantu perusahaan mengatasi perubahan, pergantian yang sangat cepat dengan membuat sistem expert.
Organisasi dapat menyadari beberapa keuntungan KMS. Yang paling penting, KMS dapat menjadi latihan terbaik, misalnya cara melakukan sesuatu dengan cara yang paling efektif dan paling efisien. Mempertinggi akses untuk latihan terbaik pengetahuan meningkatkan performansi perusahaan secara keseluruhan. Misalnya, manager bagian keuangan dapat membagikan ilmunya menjadi tacit knowledge tentang bagaimana menangani account yang besar. Pengetahuan ini kemudian dapat digunakan untuk melatih manager keuangan yang baru. Keuntungan yang lain adalah termasuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, pengembangan produk yang lebih efisien, dan meningkatkan moral dan ingatan pekerja.
Ada beberapa tantangan untuk mengimplementasikan KMS yang efektif.
Pertama, para pekerja harus bisa membagikan tacit knowledge (pengetahuan) mereka. Untuk meningkatkan perilaku seperti ini, organisasi atau perusahaan harus menciptakan budaya “knowledge management”, misalnya pemberian hadiah bagi pekerja yang menambahkan keahliannya ke pengetahuan dasar .
Kedua, pengetahuan tersebut harus terus berlanjut dan di update. Pengetahuan yang baru harus ditambah, dan yang sudah lama harus di hapus.
The Knowledge Management System Cycle
Alasan mengapa sistem bersifat siklus adalah karena pengetahuan berubah sepanjang waktu. Pengetahuan dalam sebuah KMS yang efektif tidak pernah di finalisasi karena lingkungan berubah sepanjang waktu dan pengetahuan harus diupdate karena diakibatkan perubahan tersebut. Siklus KMS sebagai berikut :
- Create Knowledge. Knowledge (pengetahuan) dibuat ketika seseorang menentukan atau menemukan cara baru dalam melakukan sesuatu atau mengembangkan sesuatu. Kadang-kadang pengetahuan yang berasal dari luar dibawa ke dalam.
- CaptureKnowledge. Pengetahuan yang baru harus diidentifikasikan sebagai sesuatu yang bernilai dan di representasikan dalam cara yang masuk akal.
- Refine Knowledge. Pengetahuan yang baru harus ditempatkan dalam konteks yang tepat, sehingga dapat dilaksanakan.
- Store Knowledge. Pengetahuan yang berguna kemudian harus disimpan dalam format yang pantas dalam penyimpanan pengetahuan sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengakses nya.
- Manage Knowledge. Seperti perpustakaan, pengetahuan harus dijaga. Pengetahuan tersebut harus secara rutin di periksa dan di verifikasi apakah masih relevan dan akurat.
- Disseminate Knowledge. Pengetahuan harus tersedia dalam format yang dapat digunakan oleh setiap orang dalam organisasi yang memerlukannya, dimana saja dan kapan saja..
